Chạp tổ như tên gọi thường diễn ra vào tháng Chạp, mỗi năm một lần. Tùy theo mỗi dòng họ, thời điểm diễn ra chạp tổ khác nhau. Như ở dòng họ Vũ Đông, các cụ từ xa xưa đã chọn ngày 15 tháng 12 Âm lịch hằng năm. Con cháu trong dòng họ sắp xếp công việc, hướng về tổ tiên.

Trước ngày chạp tổ diễn ra nửa tháng, các bậc cao niên trong họ đã liên lạc với nhau đến Tổ đường để bàn việc, thống nhất, lên kế hoạch cho ngày quan trọng nhất trong năm. Từ việc tổng kết các hoạt động trong năm đến việc lên kế hoạch hoạt động của năm tiếp theo, để chuẩn bị cho lễ Chạp tổ, mỗi suất đinh trong họ sẽ phải nộp một khoản tiền - gọi là chút công quả đến lễ Tổ, từ đó phân công công việc cho mỗi gia đình, cho cánh đàn ông, thanh niên và các bà cô, bà mợ trong họ.

Từ ngày 14 tháng Chạp, công việc chuẩn bị đã tương đối hoàn tất, từ việc chuẩn bị đồ lễ, đến việc sửa soạn ban thờ, sửa sang phần mộ, trang trí Từ đường… Đây cũng là dịp để các cụ cao niên trong họ Vũ Đông giáo dục con cháu hướng về cội nguồn, tìm hiểu về lịch sử dòng họ, tìm hiểu về gia phả… Đến chiều ngày 14, Ban tế của dòng họ Cáo tế tại từ đường.

Ngày 15 tháng Chạp, đoàn đại diện cho dòng họ gồm các cụ cao niên của dòng họ Vũ Đông, cùng con cháu ra mộ thắp hương, bái tế tại mộ. Sau đó trở về từ đường lễ tổ. Trong ngày chạp tổ cũng diễn ra nhiều sự kiện của dòng họ Vũ Đông như dâng hương, vào sổ họ đối với con cháu mới sinh, ghi công đức, phát thưởng khuyến học…